مهم ترین نکات برای برگزاری یک ایونت سازمانی جذاب

رویدادهای شرکتی معمولاً سناریوهای ایده آلی برای تبلیغ یک محصول یا نام تجاری، ایجاد پیوند با سایر شرکت ها یا افراد یا دستیابی به توافقات جدید هستند. به همین دلیل است که سازماندهی صحیح رویداد شرکتی شما مزایای عمده ای برای شرکت شما به همراه خواهد داشت.

اما برگزاری ایونت سازمانی می تواند یک کار چالش برانگیز باشد. بنابراین در پست امروز زندگی سالم راهنمایی با 10 نکته کلیدی را به اشتراک می گذاریم تا بتوانید رویدادهای شرکتی را با موفقیت تضمین شده ایجاد کنید:

1. هدف رویداد شرکتی خود را مشخص کنید

قبل از شروع سازماندهی یک رویداد شرکتی، باید بتوانید به یک سوال پاسخ دهید:

من می خواهم با این رویداد به چه چیزی برسم؟

تقویت روابط با مشتریان، تبلیغ نام تجاری یا جشن راه اندازی محصول، مشارکت جدید یا کمک مالی یکسان نیست. تعدادی از اهداف ممکن در پشت سازماندهی یک رویداد شرکتی وجود دارد، اما همه آنها باید در هر یک از تصمیمات ما در نظر گرفته شوند. هر مرحله از رویداد شما باید بر روی دستیابی به آن هدف متمرکز شود. بنابراین، مهم است که آنها را بشناسید و به وضوح به تیم خود منتقل کنید.

مهمترین عامل در سازماندهی یک رویداد شرکتی، درک این موضوع است که موفقیت رویداد به تحقق هدف تعیین شده بستگی دارد.

2. مخاطب هدف خود را به وضوح تعریف کنید

هنگام سازماندهی یک رویداد شرکتی، مهم است که بدانید هدف چه کسی است. این عامل ارتباط زیادی با نکته قبل دارد. روشی که شما مخاطبان هدف خود را تعریف می کنید به اهداف رویداد شما بستگی دارد. آنها مسیر عمل را مشخص خواهند کرد. تعیین تعداد افراد شرکت کننده، اعم از مشتری، تامین کننده، تأثیرگذار… عاملی است که نوع رویداد، قالب و سطح رسمی آن، فعالیت های برگزار شده و سایر جزئیات مرتبط را تعیین می کند.

3. بودجه تعیین کنید

یکی از عوامل مهم در سازماندهی رویدادهای سازمانی، داشتن بودجه از پیش تعریف شده است. ممکن است در مورد مسائل بودجه حرف آخر را نزنید، اما دانستن اینکه با چه بودجه‌ای باید کار کنید، زمان زیادی برای سرمایه‌گذاری روی ایده‌هایی که در نهایت ممکن است امکان‌پذیر نباشد، صرفه‌جویی می‌کند.

واضح است که دانستن بودجه شما برای شما مهم است که ایده ای از آنچه می توانید یا نمی توانید در رویداد خود ارائه دهید، داشته باشید. به یاد داشته باشید، امکانات نامحدود هستند، اما همه چیز به بودجه شما بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر بودجه محدودی دارید، می توانید از حمایت مالی برای دریافت حمایت مالی بیشتر استفاده کنید. سفارش غذای آنلاین شرکتی را از یاد نبرید!

4. تاریخ و مکان را انتخاب کنید

اگر می خواهید بیشترین حضور مهمانان خود را تضمین کنید، تاریخی که در آن یک رویداد شرکتی یا هر رویداد دیگری برگزار می شود، یک عامل کلیدی است. رویدادهای شرکتی معمولا از دوشنبه تا جمعه در ساعات کاری عادی برگزار می شوند. به این ترتیب، از غیبت به دلیل غیبت افراد در تعطیلات یا در دسترس نبودن خارج از روز کاری عادی خود جلوگیری می کنید. قبل از تصمیم گیری در مورد تاریخ، مهم است که کمی تحقیق کنید تا مطمئن شوید که رویداد شما با هیچ تاریخ مهم دیگری مطابقت ندارد.

محل برگزاری یکی دیگر از عوامل مهم است، زیرا باید مطمئن شوید که شلوغی بیش از حد یا فضای خالی بیش از حد وجود ندارد (این می تواند به عنوان مشارکت کم و در نتیجه یک رویداد ناموفق تعبیر شود). امروزه، با افزایش کار از خانه، امکان برگزاری رویدادهای شرکتی در محیط دیجیتال باید در نظر گرفته شود.

5. فهرستی از کارها تهیه کنید

عوامل، وظایف و افراد زیادی در جریان برگزاری یک رویداد شرکتی نقش دارند. به همین دلیل سازماندهی خوب بسیار مهم است.

برای اطمینان از آن، توصیه می کنیم فهرستی تهیه کنید که به شما امکان می دهد منابع و زمان خود را بهینه کنید. این فهرست باید شامل تمام کارهای ناتمام، از استخدام خدماتی مانند پذیرایی، عکاسان یا شریک صوتی و تصویری، تا مدیریت مواردی مانند مجوزها، مشاوره در مورد مکان ها و سخنرانان احتمالی باشد. این اطمینان حاصل می کند که شما یک عکس فوری از وضعیت رویداد خود، در یک نگاه، در یک سند خواهید داشت و می توانید تمام کارهای تکمیل شده و همچنین کارهایی را که هنوز در انتظار هستند کنترل کنید.

6. توجه به جزئیات

احتمالاً قبلاً بارها آن را شنیده اید: “شیطان در جزئیات است”. وقتی نوبت به سازماندهی یک رویداد شرکتی می رسد، هر عنصری مهم است: دکوراسیون، نورپردازی، تجارت، شیوه مهمانداران… همه چیز بر تجربه شرکت کنندگان تأثیر می گذارد. به همین دلیل مهم است که همه چیز را در نظر گرفته و به نتیجه برسانیم. به عنوان مثال، ارائه برخی کالاهای تجاری به میهمانان یا داشتن اقلام پذیرایی سفارشی شده با یک پیام یا لوگوی برند شما می تواند استراتژی های خاطره انگیزی عالی باشد.

علاوه بر این، در این ایونت های شرکتی، سخنگوی شرکت معمولاً برای ارائه یک سخنرانی کوتاه برای شرکت کنندگان در زمان صرفه جویی می کند. این یک فرصت حیاتی برای رساندن کل پیام رویداد به مخاطبان است. بنابراین توجه به جزئیات انتخاب میکروفون مناسب و سایر تجهیزات صوتی و تصویری ضروری است.

7. یک تجربه اصلی ایجاد کنید

سازماندهی رویدادهای شرکتی همچنین می تواند راهی برای ایجاد خلاقیت باشد و با ایجاد یک تجربه اصیل به شما کمک می کند تا از بقیه متمایز شوید. خود را به جای شرکت کنندگان خود قرار دهید تا تجربه ای منحصر به فرد و شگفت انگیز ایجاد کنید.

همدلی با مردم کار بسیار خوبی برای تمرین است: به همه چیزهایی که دوست دارید ببینید، بشنوید، دریافت کنید و غیره فکر کنید. روی تجربیاتی که مخاطبانتان دوست دارند داشته باشند، تمرکز کنید، زیرا آنها می توانند کلیدهای دستیابی به موفقیت در سازماندهی شرکتی باشند. مناسبت ها.

8. دعوت نامه ها را با هدف خود هماهنگ کنید

ارتباطات زیربنای سازماندهی رویدادهای شرکتی خوب است. دعوت نامه هایی ارسال کنید که انتظارات را ایجاد کند و ارزش ها و اهداف شرکت را منتقل کند. به یاد داشته باشید که تجربه مهمانان شما از آنجا شروع می شود. دعوت‌نامه‌ها می‌توانند راهی عالی برای ایجاد انتظارات باشند.

9. برنامه B داشته باشید

همه چیز همیشه طبق برنامه پیش نمی رود، و در سازماندهی رویدادهای شرکتی، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر گرفت که ممکن است برخی از آنها مطابق انتظار پیش نرود. همچنین عواملی خارج از کنترل شما وجود دارد، مانند فناوری، که گاهی اوقات ممکن است زمانی که شما به آن نیاز دارید شکست بخورد.

کریس گیبو، نویسنده، کارآفرین و سخنران آمریکایی زمانی گفت: “اگر طرح A شکست خورد، به یاد داشته باشید که 25 حرف برای شما باقی مانده است.”

داشتن حداقل یک برنامه B برای غلبه بر هر گونه شکست یا توقف در صورت بروز مشکل، مهم است. داشتن یک طرح جایگزین در سازمان رویدادهای شرکتی نیز می تواند شما را از هزینه های برنامه ریزی نشده یا حتی لغو رویداد نجات دهد.

10. رویداد خود را به صورت آنلاین تبلیغ کنید

اگر رویدادی تبلیغ نشود، وجود ندارد. تبلیغ رویداد شما در کانال های مختلف شرکت شما و همچنین شبکه های اجتماعی نکته دیگری است که هرگز نباید آن را دست کم بگیرید. استراتژی رسانه ای خوبی داشته باشید. به عنوان مثال، رسانه‌های اجتماعی می‌توانند به شما کمک کنند تا رویداد را قبل از برگزاری آن تبلیغ کنید، و همچنین در برقراری ارتباط در مورد آن، و نشان دادن قدردانی به شرکت‌کنندگان پس از پایان آن، به شما کمک کند.

علاوه بر این، در حال حاضر رسانه های اجتماعی فرصتی عظیم برای ایجاد تعامل و ارتباط دو طرفه با مخاطبان شما ایجاد می کنند. رسانه‌های اجتماعی می‌توانند به بلندگوی رویداد شرکتی شما تبدیل شوند، در حالی که به شما این فرصت را می‌دهند که به افکار عمومی خود گوش دهید. آنها همچنین می توانند یک شاخص اولیه خوب برای مطالعه تأثیر تبلیغات شما باشند.

تولید محتوای این رپورتاژ توسط مجله اینترنتی زندگی سالم صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست