4 رفتاری که به رهبران گروه کمک می‌کنند تا بحران را مدیریت کنند

مدیریت بحران توسط مدیران | نقش‌ها و مسئولیت‌های رهبران تجارت در چند ماه گذشته به طرز چشم‌گیری تغییر کرده‌ است. پیش از COVID-19، مدیر عاملان و دیگر مدیران شرکت‌های بزرگ رشد بر روی نوآوری، درآمد و به‌دست‌آوردن سهم بازار متمرکز شده‌بودند. امروز، بسیاری از همان رهبران باید سریع در مورد کنترل هزینه‌ها و حفظ نقدینگی تصمیم بگیرند. آن‌ها ممکن است با موانع پیش‌بینی نشده‌ای مشکلات زنجیره تأمین، کمبود تیم و چالش‌های عملیاتی روبرو شوند که به طرز چشم‌گیری دامنۀ نقش‌ها و اولویت‌های آن‌ها را تغییر می‌دهد. از سوی دیگر همین رهبران و اعضای گروه‌‌ها باید نگران حفظ سلامتی خود و اطرافیانشان نیز باشند و با چالش‌های دورکاری دست‌وپنجه نرم کنند. مجموعه این چالش‌ها، نگرش و روش تصمیم گیری مدیران و رهبران را به‌شدت تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.

1- سریع تصمیم بگیرید

اوضاع روزبه‌روز حتی ساعت‌به‌ساعت تغییر می‌کند. بهترین رهبران به سرعت اطلاعات موجود را پردازش می‌کنند، مهم‌ترین چیزها را به سرعت تعیین می‌کنند و با قاطعیت تصمیم می‌گیرند. در طول یک بحران، اضافه بار شناختی ایجاد می‌شود؛ اطلاعات ناقص است، ممکن است علایق و اولویت‌ها با هم در تناقض قرار بگیرند و احساسات و اضطراب‌ها زیاد باشد.

فلج در تجزیه و تحلیل می‌تواند به راحتی اتفاق بیفتد که با تمایل طبیعی سازمان‌های ماتریس برای به توافق رسیدن، تشدید می‌شود. رهبران باید بر لختی حاکم غلبه کنند تا سازمان را بر تداوم مشاغل آموزش دهند. ضمن اینکه شانس افزایش موفقیت از میان مدت به طولانی مدت را با تمرکز بر موارد معدودی که بیشترین اهمیت را دارند، در نظر داشته باشند. یک چارچوب ساده و مقیاس‌پذیر برای تصمیم‌گیری سریع بسیار مهم است.

شما و رهبرانتان باید:

• اولویت‌ها را تعیین کنید: ۳ تا ۵ هدف ‌مهم‌تر سازمان را در شرایط جدید مشخص کنید. در ابتدای بحران، این اهداف می‌توانند شامل حفظ سلامت کارکنان، مدیریت نقدینگی، رسیدگی به امور مهم مشتریان و تداوم فعالیت‌های اجرایی باشد. مشکلات ضروری را شناسایی کنید و مطمئن شوید که گروه مدیریتی به‌دنبال حل سریع آنها است. با پیدایش بیشتر جنبه‌های بحران، آمادگی تغییر و اصلاح اولویت‌ها را داشته باشید.
• گزینه‌های مختلف را سبک‌سنگین کنید: چه تضادی ممکن است بین اولویت‌‌های ازپیش‌تعیین‌شده ایجاد شود؟ تضاد بین اولویت‌های مهم و اولویت‌های اضطراری؟ یا بین سرپا ماندنِ امروز سازمان و موفقیت در آینده؟ بهترین رهبر کسی است که به‌جای فکرکردن به همۀ احتمالات، اولویت‌های خود را طبقه‌بندی می‌کند تا بتواند آنها را سبک‌سنگین کند.
• اتاق بحران تشکیل دهید. به‌عنوان رهبر سازمان، نباید همه تصمیم‌ها را به‌تنهایی بگیرید. برای سازمان مشخص کنید که چه‌کسانی، درباره چه مسائلی و در چه زمانی اختیار تصمیم‌گیری دارند. هرم ارجاع تصمیم‌گیری در سازمان را رو به پایین بنا کنید نه رو به بالا!
• عمل کنید و از اشتباهات بگذرید: یک تصمیم سریع قطعا کامل نیست چون شرایط، امکان بررسی کلی را از شما گرفته است؛ پس باید با اشتباهات احتمالی کنار بیایید. این را هم بدانید که پیامد تصمیم ‌نگرفتن بدتر است.

مدیریت بحران توسط مدیران

2- جسورانه سازگار شوید.

رهبران قوی، در شرایط بحرانی، از بی‌اطلاعی و ندانستن ترسی ندارند؛ بلکه همه تلاش خود را می‌کنند تا به حداکثر اطلاعات منابع مختلف دسترسی پیدا کنند. همچنین، آنها از کمک متخصصان برون‌سازمانی برای سازگار شدن با شرایط جدید بهره می‌برند.

رفتارهای زیر قدرت سازگاری شما و سازما‌نتان را بیشتر می‌کند:

• موارد ممنوع را مشخص کنید: شاید بی‌رحمانه به نظر برسد؛ اما در بحران باید برخی امور اجرایی کنار گذاشته شوند. تعیین آنها با شماست. قاطعانه تصمیم بگیرید و آنها را بیان کنید.
• رویکردهای دیروز را کنار بگذارید: اینکه پیش از بحران، چه رؤیاها و راهبردهایی برای سازمان داشتید را کنار بگذارید. بسیاری از برنامه‌هایی که دیروز طراحی کرده بودید و جواب می‌داد، امروز دیگر مؤثر نیستند؛ پس باید روش‌های جدیدی برای عملکرد سازمان خود ابداع کنید.
• خطوط ارتباطی را بازسازی و سازگار کنید: نظامی‌ها اصطلاحی به نام (آگاهی محیطی) (Situational Awareness) دارند. این عبارت به ‌معنای کسب اطلاع و آگاه ‌شدن از شرایط منطقه نبرد است. این اطلاعات با عملیات‌ شناسایی (Reconnaissance) به دست می‌آید. به‌عنوان رهبر سازمان باید به شرایط جدید‌ آگاهی محیطی داشته باشید. منطقه نبرد شما می‌تواند بخش خدمات ‌و فروش،‌ وضعیت سهام‌داران،‌ بخش کارکنان و زنجیره تأمین تدارکات باشد. این کار با تعیین سازوکارهای جمع‌آوری اطلاعات یا مشاوره با افرادی است که تأثیر بحران بر هر بخش را به‌خوبی بشناسند. رهبران قوی مناطق نبرد خود را به‌خوبی می‌شناسند و تغییرهای هر بخش را زیر نظر دارند.

3- سکان هدایت را به دست بگیرید.

رهبران مقتدر در شرایط مدیریت بحران پا پیش می‌گذارند و تلاش می‌کنند مسئله را مدیریت کنند. آنها گروه خود را سازگار می‌کنند، معیار‌های جدیدی را وضع و فرهنگ مسئولیت پذیری و پاسخ‌گویی را ارتقا می‌دهند.

برای گم‌نشدن در طوفان بحران‌،‌ کارهای زیر را انجام دهید:

• مواظب اولویت‌ها باشید: شما باید اولویت‌ها را به‌طور خلاصه و مشخص بنویسید و مطمئن شوید که آنها با هم در تضاد نباشند. ساختاری طراحی کنید تا بر روند اجرا شدن اولویت‌ها نظارت کند و به ‌طور روزانه یا هفتگی، عملکردهای مغایر با آنها را شناسایی کرده و به هر بخش گوشزد کند. فهرستی برای خود تهیه و آن را هر روز بررسی و به‌روزرسانی کنید.
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را تعیین کنید: ۳ تا ۵ تا از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد هفتگی را تعیین کنید و از مدیران هر بخش بخواهید تا به‌طور مداوم گزارش آنها را ارسال کنند.
• مراقب وضعیت جسمی و روحی خود باشید: به‌عنوان رهبر سازمان مسئولیت سنگین‌تری به عهده دارید. پس باید انرژی خود را برای گذر از شرایط سخت حفظ کنید. روش‌های منظمی برای سرحال نگه‌داشتن خودتان داشته باشید، مانند تغذیه مناسب، خواب کافی، ورزش و یا هر چیزی که به شما انرژی بدهد و حالتان را خوب نگه دارد. توان خود را برای مقابله با شرایط سخت بیشتر کنید.

مدیریت بحران توسط مدیران

4- تاثیر گذار باشید.

در دوران بحران، هیچ کاری مهم‌تر از مراقبت از گروه خود نیست. رهبران تأثیرگذار، در این دوران، حواس‌شان به شرایط و حواس پرتی‌های اعضای گروه هست. با این‌حال تلاش می‌کنند که راه‌های جدیدی برای انگیزه دادن و اثربخشی گروه پیدا کنند. همچنین اهداف جدید را برای اعضا به‌طور مشخص و واضح بیان می‌کنند. اهمیت این موضوع این است که بحران‌های خارج از سازمان مانند بیماری کرونا گرچه یک بحران سلامتی محسوب می‌شوند،‌ منجر به بروز بحران مالی هم شده‌اند. فهماندن اهداف و اولویت‌های جدید به اعضا منجر به هماهنگی بهتر برای عبور از این شرایط پراسترس می‌شود.

شما و گروه مدیران سازمان با انجام رفتارهای زیر، به اعضا کمک می‌کنید:

• با اعضای گروه در تماس باشید: با کمک فناوری‌های ارتباطی، به‌طور مستمر (روزانه یا هفتگی)، ابتدا احوال کارکنان خود را جویا شوید؛ سپس به ‌سراغ گزارش‌های کاری بروید. حتما زمانی را برای این کار اختصاص دهید.
• هنگامی که ارتباط رهبران با سایر اعضای سازمان قطع می‌شود (مثلا در دوران دورکاری)، سطح ارتباط کاهش می‌یابد و احتمال تصمیم‌گیری بدون در نظرگرفتن وضعیت گروه بیشتر می‌شود. مواظب باشید که دچار چنین خطایی نشوید.
• تقسیم مسئولیت کنید: برخی مسئولیت‌ها را به سایر اعضای گروه واگذار کنید. افراد تأثیرگذار و توانمندی را که می‌توانند در رهبری به شما کمک کنند، شناسایی کنید و از ظرفیت آنها برای هدایت گروه استفاده کنید.
• توجه خود را بین گروه مشتریان و کارکنان تقسیم کنید: برای رسیدگی به درخواست مشتریان در دوران بحران، ابتدا اطلاعات لازم درباره مشتریان را کسب کنید. اقدام بدون اطلاع ممکن است به مشتریان شما آسیب بزند. سپس مشوق‌هایی مانند طولانی‌ترکردن بازپرداخت‌ها و معافیت‌های خاص را برای کمک به آنها تهیه و تنظیم کنید. برای کمک به کارمندان هم بر همدلی و همراهی با وضعیت روحی و جسمی آنها تمرکز کنید. همچنین مراقب کارمندانی باشید که مجبورند در سرکار حاضر شوند و امکانات اولیه بهداشتی را برای آنها فراهم کنید. به یاد داشته باشید که همین کارهای کوچک، تأثیر بسزایی بر عملکرد اعضای سازمان می‌گذارد.
• بر موفقیت‌ها، پیشرفت‌های کوچک و غلبه موفقیت‌‌آمیز بر سختی‌ها تأکید کنید و آنها را بزرگ جلوه دهید. بسیاری از کسب‌وکارها اهداف شرافتمندانه‌ای دارند. بر نقاط مثبت تمرکز کنید و کوچک‌ترین فداکاری‌ها را بدون تشویق نگذارید. حتی حفظ عملکرد عادی سازمان در دوران بحران، خود یک موفقیت است.

درنهایت اعضای تیم خود را برای رهبری بحران آموزش دهید.

شما به عنوان یک رهبر برای پیدا کردن اولویت‌هایی که مدام در حال تغییر هستند، زمان محدودی دارید. با سرمایه‌گذاری کمی رو اعضای تیم خود می‌توانید آن‌ها را به عنوان یک رهبر پرورش دهید تا آن‌ها هم به کارآمدی شما کمک کنند.

شرایط بحرانی چیزهای زیادی را از رهبران به ما نشان می‌دهد. شما  باید شرایط را به صورت لحظه‌ای تحت کنترل داشته باشید و به این فکر کنید که چه کسی، چرا و چطور رخ داد.

درنظر بگیرید که پس از بحران نقش‌ها تغییر خواهند کرد و آیا مدیران در جایگاه درست خود قرار گرفته‌اند؟ از خودتان بپرسید که چه کسی را در بحران فعلی و در آینده که به حالت عادی باز می‌گردید را انتخاب می‌کنید؟

دسترسی به منبع : Some Behaviors That Help Leaders Manage a Crisis